Har du en sygemeldt medarbejder?
Hvordan tager og bevarer jeg kontakt til den sygemeldte medarbejder?
Når en medarbejder bliver langtidssygemeldt (over 2-3 uger) med mentale helbredsproblemer er det din opgave som leder at tage og bevare kontakt til medarbejderen, at støtte op og sammen med den sygemeldte lægge en plan for tilbagevenden. I skal sammen løbende følge op og justere planen. Samtidigt skal du som leder sikre dig, at der bliver meldt ud til kollegaerne med respekt for, hvad medarbejderen selv ønsker, de andre skal vide.
Tag hurtigt kontakt til den sygemeldte medarbejder for at tale om udsigterne til tilbagevenden – eventuelt på deltid i begyndelsen.
Planlæg din første kontakt. Det vil typisk være på 4., 5. eller 6. sygedag og helst på telefon. Du kan ikke forvente, at den sygemeldte ser sin arbejdsmail. Samtalen vil typisk vare 10-15 minutter og handle om, hvordan din medarbejder har det, hvad du kan gøre, og at du har taget hånd om medarbejderens opgaver. Senere følger du op med flere samtaler.
Hvis du og medarbejderen har haft en konfliktfyldt relation forud for sygemeldingen, kan det være hensigtsmæssigt, at en god kollega eller en anden medarbejder med personaleansvar tager den første kontakt.
Tal om muligheden for uformelle besøg på arbejdspladsen, når medarbejderen er klar til det. Aftal på forhånd, hvor I skal sidde, om andre skal være med, og om medarbejderen vil rundt og hilse på kollegerne.
Vær opmærksom på, at sygefraværssamtalen er lovpligtig og skal foregå inden for de første fire uger af medarbejderens fravær. Formålet er at afklare medarbejderens parathed til at komme tilbage, samt hvornår og hvordan det skal foregå. Det er din pligt som leder at indkalde og gennemføre samtalen.
Hvordan forbereder og gennemfører jeg sygefraværssamtalen?
Tænk over, hvordan du strukturerer samtalen. Måske er der en nøgleperson på din arbejdsplads, der har erfaring med sygefraværssamtaler, som du kan sparre med, inden du skal gennemføre den.
Brug gerne de 4 faser i denne samtalemodel:
- sæt rammen,
- status på tilstand og trivsel,
- muligheder
- aftaler.
Læs mere om de enkelte faser i modellen her:
1. Sæt rammen
At formidle og etablere en struktur for samtalen kan være med til at skabe ro hos både dig selv og medarbejderen. Aftal derfor på forhånd over telefon, at du sender medarbejderen en mail, som angiver rammen og punkterne for sygefraværssamtalen. Indled samtalen med at kommunikere strukturen for mødet og formålet.
2. Status på tilstand og trivsel
Formålet med samtalen er, at du og medarbejderen får afklaret medarbejderens parathed til at komme tilbage, samt hvornår og hvordan det skal foregå. Det gælder også for samtalen, at du ikke må spørge konkret om, hvad medarbejderen fejler.
3. Muligheder
Denne fase i modellen handler om, hvilke muligheder der er, for at medarbejderen kan vende tilbage og under hvilke omstændigheder.
Scenarie 1: Medarbejderen er klar til at tale om muligheder for at vende tilbage, og I kan gå i gang med at udarbejde en konkret plan.
Scenarie 2: Medarbejderen er ikke klar til at tale om konkret tilbagevenden. Fokuser da på at lave en god ramme for sygefraværet. Kommuniker og tilbyd støtte.
4. Aftaler
Opsummer hvad I har aftalt, tal om næste skridt, om hvornår næste møde er, og om hvordan den sygemeldte har oplevet samtalen.
Efter sygefraværssamtalen skal du udarbejde et referat med særlig fokus på jeres aftaler og sende det til den sygemeldte, så I er sikre på, at I har forstået det samme. Derudover skal du oplyse jobcentret om dato for afholdelse af sygefraværssamtalen, sygemeldtes egen vurdering af, om sygdommen varer mere eller mindre end otte uger, samt om der er mulighed for, at den sygemeldte kan genoptage arbejdet delvist på et tidspunkt i sygeforløbet.
Hvad gør jeg, hvis jeg føler skyld overfor medarbejderen og dennes sygemelding?
Hvis du føler skyld over at en af dine medarbejdere er blevet sygemeldt med stress eller andre mentale helbredsproblemer, er det vigtigt at tage den følelse alvorligt. Det hjælper hverken dig eller medarbejderen, at du slår dig selv i hovedet med det, men følelsen er en anledning til at undersøge, hvorfor du føler sådan og om der er noget, i din praksis, du kan eller bør ændre. Undersøg om du kan få sparring på din ledelsesstil gennem din arbejdsplads eller dit fagforbund. Måske er det nok at tale med en kollega, du er fortrolig med.
Du skal ikke nødvendigvis dele dine følelser med medarbejderen, medmindre du ved, du har handlet forkert. Tal med nogen andre, om dine følelser i forhold til situationen, og vær nysgerrig på, hvorfor du har det som du har det.
At du føler dig skyldig, betyder ikke nødvendigvis, at det er din skyld. Der kan være mange grunde til, at folk får stress, angst eller depression, og ofte er det en kombination af flere faktorer, der udløser sygdommen. Det behøver ikke at skyldes arbejdet alene, og det er forhåbentlig ikke din ledelsesforms skyld. Alligevel bør en sygemelding føre til, at du får undersøgt din egen praksis og arbejdsmiljøet.
Du skal selvfølgelig tænke over, hvordan du har ageret som leder overfor denne medarbejder, og du kan evt. spørge ind til medarbejderens oplevelse af din lederadfærd forud for sygemeldingen på et tidspunkt, når I begge er klar til det. Det bør ikke være i forbindelse med sygefraværssamtalen, men først på et senere tidspunkt.
Det vigtigste er, at du gør noget, når du bliver gjort opmærksom på, at en medarbejder ikke trives med arbejdet, eller at du sørger for at hjælpe medarbejderen med at finde tilbage til arbejdet, hvis vedkommende er blevet sygemeldt.