Læg en plan for tilbagevenden efter sygefravær
Hvornår kan en sygemeldt medarbejderen vende tilbage?
Når en medarbejder er klar til at vende tilbage efter langvarigt sygefravær, er det sjældent på fuldt blus fra begyndelsen. Det er dit ansvar, sammen med medarbejderen, at lægge en holdbar plan for tilbagevenden og langsom optrapning af arbejdstid- og mængde.
Medarbejderens tilstand og arbejdspladsens rummelighed er afgørende for, hvornår medarbejderen kan vende tilbage. Hvordan en god plan for tilbagevenden ser ud er individuelt, så du og din medarbejder må sammen tage stilling til følgende:
- Medarbejderens tilstand: Medarbejderen behøver ikke at være fuldstændig symptomfri, inden vedkommende begynder at arbejde. Der vil måske være restsymptomer og let nedsat arbejdsevne i længere tid efter en sygemelding med stress, angst og depression. Men under hensyntagen til dette kan arbejdet godt genoptages. Dog skal symptomerne aftage gradvist. Tilbagevenden bør selvfølgelig ske i samråd med medarbejderens læge og eventuelle andre behandlere.
- Arbejdspladsens rummelighed og fleksibilitet: Som leder skal du og gruppen have tid og ressourcer til at modtage og støtte medarbejderen, og der skal være konkrete og passende opgaver til den tilbagevendte. Hvis I ikke er klar til det, så vent til I er, og giv i stedet medarbejderen 'opgaver' hjemme omkring egen sundhed.
- Antal arbejdstimer: Der er stor forskel på at vende tilbage 5-10 timer om ugen eller 37 timer på fuldt tryk. Så find sammen ud af, hvordan timer, dage og opgaver bedst kan fordeles.
- Konkrete opgaver: Beskriv hvilke opgaver medarbejderen kan eller ikke kan varetage. Hvis det er svært for jer, kan I evt. få hjælp af medarbejderes praktiserende læge eller en psykolog.
Du kan som leder give medarbejderen tryghed ved at vise, at du har forståelse for, at det at blive rask og klar til at vende tilbage, er en proces, der tager tid. Og I kan begge have gavn af at forberede jer på, at der kan komme tilbagefald. Så kan I tage det roligt, hvis det sker, og justere opgaverne i forhold til tilbagefaldet.
En mulighedserklæring udarbejdes sammen med medarbejderens praktiserende læge i de tilfælde, hvor I har brug for en konkret og professionel vurdering af medarbejderens arbejdsevne.
Som leder kan du, ifølge lovgivningen, forlange, at medarbejderen medvirker til at udfylde en mulighedserklæring.
Den første del af mulighedserklæringen udarbejdes af leder og medarbejder og beskriver konkrete opgaver, som medarbejderen kan eller ikke kan varetage som følge af sine helbredsproblemer. I skal også angive et forslag til arbejdstimer pr. uge.
Den anden del af erklæringen udfyldes af lægen og medarbejderen sammen og forholder sig til de samme emner, samt til hvor længe opgavetilpasningen skal foregå. Lægen kan også vurdere, at medarbejderen fortsat skal være fuldtidssygemeldt.
Det er arbejdsgiveren, der betaler for mulighedserklæringen.
Læg en holdbar plan for tilbagevenden til arbejde
Sammen med medarbejderen kan du udarbejde en konkret plan, som indeholder aftaler om arbejdstid, arbejdsopgaver, samarbejdsflader, fysisk placering, information og opfølgning.
En plan for tilbagevenden bør være skræddersyet til den enkelte medarbejder. Planen er et dynamisk dokument, som du og din medarbejder løbende justerer og føjer nye aftaler til. Udarbejd et skema med fx aftaledatoer på den vandrette akse og emner på den lodrette.
For at du og din medarbejder kan lægge en realistisk plan for tilbagevenden, er det vigtigt, at du som leder får en forståelse for, hvordan det er for den pågældende medarbejder at skulle vende tilbage. På den baggrund kan I tale om følgende og skrive det ind i skemaet:
- Arbejdstid: planlæg en langsom og gradvis optrapning uge for uge. Sæt god tid af til opgaveløsningen, og sæt tid af til aftaler hos læge og psykolog. Juster løbende, hvis det er nødvendigt.
- Arbejdsopgaver: når en stresssygemeldt medarbejder skal tilbage, er et optimalt match mellem arbejdsopgaver og arbejdsevne afgørende. Hjælp din medarbejder med at sortere sine opgaver i grønne, gule og røde opgaver. Grønne opgaver er relativt nemme at gå til, gule kan løses indenfor et par måneder og røde kan først varetages på et senere tidspunkt.
- Samarbejdsflader og relationer: undersøg om den sygemeldte foretrækker at samarbejde med bestemte kolleger. En god kollega kan måske yde en særlig støtte i en overgangsperiode. Overvej også, om kommunen eller fagforeningen kan tilbyde nogle timer med en mentor eller personlig assistent.
- Fysisk placering: en del stress-, angst- og depressionsramte er følsomme overfor støj og megen aktivitet. Sidder medarbejderen i et storrumskontor, så se, om I kan finde et sted, hvor vedkommende kan søge hen, hvis forstyrrelserne bliver for mange. Sidder medarbejderen på eget kontor, er det vigtigt at sikre, at vedkommende ikke bliver isoleret, men får holdt pauser sammen med kollegerne. I kan også overveje, om der skal opsættes midlertidige mobile skillevægge eller andre tilpasninger, for at medarbejderen kan få den nødvendige ro. Måske vil medarbejderen bare gerne tilbage til vante rammer, men på nedsat tid – det aftaler i internt.
Mange medarbejdere lægger stor vægt på deres arbejde og deres høje faglige niveau, hvilket kan gøre det vanskeligt for dem at skulle løse opgaver under det tidligere niveau, selv om det kun er for en kortere periode. Hvis det er tilfældet, er det vigtigt at få talt om, hvordan medarbejderen kan håndtere det.
Guide til at justere planen for tilbagevenden
Følg jævnligt op både med uformelle 5-minutters møder og med formelle møder på aftalte tidspunkter. Hvis planen ikke holdes, kan det både skyldes årsager relateret til medarbejderen og til arbejdspladsen.
Medarbejderen kan være drevet af at vise overfor sig selv, kollegerne og lederen, at vedkommende fortsat er dygtig og ansvarlig og derfor komme til at arbejde mere end aftalt. Hvis den aftalte arbejdstid bliver overskredet, er det vigtigt at reagere og få talt om det. Kan medarbejderen reelt overskue at arbejde mere end aftalt, kan planen ændres. Kan vedkommende ikke, skal der hjælp til at fastholde de aftalte timer. Måske skal du eller en kollega gå forbi og minde om, at det er fyraften.
Det kan også være forhold på arbejdspladsen, der gør det vanskeligt for medarbejderen at overholde den aftalte plan. Det kan handle om manglende social støtte - især i starten - eller om virksomhedens krav til produktivitet og effektivitet. I så fald er det vigtigt, at du som leder reagerer og får tilrettelagt arbejdet på en måde, så den tilbagevendte medarbejder ikke bliver presset.
Det er en god ide at holde formelle opfølgningsmøder og lægge dem i kalenderen. I de første 5-6 uger holdes det mindst en gang om ugen. På møderne taler I om fordeling af opgaver, hvad der kan gøres nu, og hvad medarbejderen evt. først er klar til senere. I vurderer også hvordan timetal, opgaver og samarbejdsrelationer fungerer for medarbejderen.
I kan undersøge, om kommunen kan tilbyde økonomisk kompensation til en kollega, som er mentor for den tilbagevendte medarbejder et par timer om ugen, eller om der er andre ordninger, som kan være en hjælp for medarbejderen.
Hvordan informerer og involverer jeg resten af gruppen?
Kommuniker dine beslutninger til gruppen. Uanset hvor forstående din gruppe er overfor den langtidssygemeldte medarbejder, er det et ressourcetab for gruppen, når nogen ikke fungerer optimalt. Få talt om dette og skab forståelse for, at justeringerne er nødvendige. Tal også om, hvordan der bliver taget hensyn til gruppen samlet set i forhold til de ændrede ressourcer.
Aftal med den deltidsraskmeldte medarbejder, hvad der skal siges til hvem. Nogle er meget åbne om, at de har været sygemeldt med stress eller andet mentalt, andre ønsker ikke, at kollegerne skal vide det eller spørge til det. Du skal som leder altid respektere din medarbejderes ønsker.
Prioriter arbejdsopgaver, bemanding af projekter osv. på ny. Hvis du fastholder, at I skal nå fuldstændig de samme mål, uagtet at en af medarbejderne arbejder på nedsat tid, er der risiko for, at dine andre medarbejdere overbelastes.
Drøft situationen med din gruppe og tag hånd om både gruppens samlede prioritering af opgaver og eventuelle negative dynamikker omkring det, at en kollega er på nedsat tid.
Den gruppe, der oplever, at en kollega har mentale helbredsproblemer, har brug for særlig opmærksomhed og tryghed omkring, hvordan det påvirker dem.
Overvej hvordan du både bruger kræfter på medarbejderen med problemer og på de øvrige medarbejdere, så hverken opmærksomhed eller arbejdsbyrden tipper over.